Design By Dotcomwebdesign.com Powered By CMSimple.dk
Удобная программа для учета и ведения договоров
Договоры > Статьи > Функциональные требования к автоматизации договорной деятельности.

Функциональные требования к автоматизации договорной деятельности.

Архитектура решений

  • Движущие факторы – почему сегодня важно эффективно управлять договорами
  • Разнообразие задач  по управлению договорами и различные подходы к решению
  • Взгляд на задачу управления договорами со стороны ИТ
  • Основные функциональные модули системы управления договорами
  • Тенденции развития

Проблема управления договорами привлекает всеобщее внимание, потому что ее эффективное решение может дать ощутимый, быстрый и измеряемый экономический результат. Задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений – в работу с договорами вовлечены многие подразделения и сторонние организации.

Поэтому система управления договорами должна уметь приспосабливаться к различным требованиям и выглядеть «родной» для каждого подразделения и при этом поддерживать сквозной бизнес-процесс.

Не меньшее значение на сегодняшний день имеет требование соответствия регулирующим законодательным актам и стандартам. Среди них (ставшие уже привычными) требования ISO 9000, акт Sarbanes-Oxley (который не следует рассматривать как сугубо внутриамериканское дело, он имеет большое влияние и за пределами США), европейский документ Basel II и, конечно же, требования российского законодательства (напр., 94-ФЗ).

Разнообразие задач по управлению договорами

В силу того, что договора имеют различную специфику и принадлежат разным бизнес-процессам, нельзя говорить об универсальном решении по управлению всеми договорами. Например, требования к системе с точки зрения продавца и покупателя весьма разнятся.

Подходы к решению задачи управления договорами

Существует два принципиально разных подхода к решению задачи управления договорами, и, как следствие, существует два класса решений.

  • Подход со стороны финансово-учетных  систем, когда договор рассматривается как бизнес-транзакция. В этом случае в системе хранится вся содержательная информация, которая, как правило, заносится вручную в различные учетные формы. Текст договора и другой относящейся к нему документации обычно недоступен или хранится просто в виде файлов, но чаще всего – на бумаге.
  • Подход «от документа». Договор рассматривается как, в первую очередь, неструктурированный документ и к нему применяется весь арсенал современных систем управления документами и бизнес-процессами. При таком подходе можно легко автоматизировать процедуры согласования, но возникают трудности с обработкой учетной информации.

Подход «от транзакции»

Преимущества

Недостатки

  • Наследует логику ERP-системы, тесная связь с другими учетными модулями (финансы, бюджетировние, логистика и др.)
  • Данные системы легко понимаются и интерпретируются руководством.
  • Система эффективна при большом потоке однотипных документов и стандартизуемых процедурах обработки.
  • Не учитывает ранние фазы работы по договору, начиная от переговоров.
  • Отсутствует (или недостаточна) функциональность по работе с текстами договоров и других документов.
  • Трудности с обработкой нестандартных договоров.

Подход «от документа»

Преимущества

Недостатки

  • Поддержка самых ранних фаз жизненного цикла договора – от черновика.
  • Поддержка любых процедур согласования, как с контрагентом, так и внутри организации.
  • Обработка договоров любых типов, в т.ч. работа с уникальными договорами.
  • Базовые понятия – документ, согласование, контроль исполнения легко воспринимаются всеми сотрудниками.
  • Слабая поддержка стадий исполнения договора (платежи, логистика, работы).
  • Работа со структурированной информацией  (карточки, таблицы, справочники) организована не всегда удобно.

 

Готового сквозного интегрированного решения, которое учитывало бы все аспекты управления договорами, сегодня не существует. На практике оптимальным образом задача решается посредством интеграции системы электронного документооборота (ECM, Enterprise Content Management) и системы управления ресурсами предприятия (ERP, Enterprise Resource Planning).

Взгляд на задачу управления договорами со стороны ИТ

Со стороны ИТ задача управления договорами выглядит на первый взгляд «размытой», поскольку большинство функций, необходимых для управления договорами, уже присутствует в ряде имеющихся информационных систем, однако просто настроить все эти системы таким образом, чтобы получилось единое решение не так-то просто.

А строить отдельную систему исключительно для управления договорами не представляется разумным, так как она будет дублировать ряд функций других систем.

Например, функции управления финансово-учетной информацией есть в ERP. Но далеко не все сотрудники имеют к ней доступ. Да и едва ли это было бы разумно с финансовой стороны.

Ход исполнения сложного договора отслеживается руководителем проекта при помощи средств управления проектом. Однако далеко не все исполнители, вовлеченные в проект, обладают достаточной квалификацией для работы с ними.

А обеспечить надлежащее документирование деятельности, чтобы не попасть под различные санкции могут только сотрудники службы ДОУ, договорного отдела и специалисты по соответствующей предметной области, которые в первую очередь работают с системой электронного документооборота.

Дополнительные трудности приносит дуальность требований – необходимость поддержать оперативное управление и выполнить регулирующие требования, включая долгосрочное хранение докуентации.

Поэтому система управления договорами – «крепкий орешек» для ИТ.

Основные функциональные модули системы управления договорами

Система управления документами

Одна из основных подсистем – организует электронное хранилище документов.

Средства поддержки жизненного цикла документов

Обеспечивает соблюдение регламентов и требований законодательства по документированию деятельности организации.

Система автоматизации бизнес-процессов

Обеспечивает автоматизацию процессов согласования, оплаты и исполнения договоров.
Учитывая, что система управления договорами обязана увязывать несколько бизнес-приложений, система автоматизации бизнес-процессов может быть внешней по отношению к выбранной платформе документооборота. Например, можно полагаться но workflow-модуль ERP-системы.

Средства взаимодействия

Среда коллективной работы, система мгновенного обмена сообщениями, тесная интеграция с электронной почтой, поддержка мобильных устройств – без этого невозможно обеспечить взаимодействие с внешними организациями – поставщиками, клиентами, подрядчиками и др. в зависимости от специфики проекта.

Средства автоматической сборки документов

При подготовке пакета договорных документов использование обычных статических шаблонов не позволяет добиться нужной эффективности. Состав всего пакета и содержание отдельных документов может зависеть от множества факторов, но в то же время весь документ состоит из стандартных блоков. Поэтому следует использовать средства автоматической генерации документов с широкими возможностями по управлению этом процессом.

Средства сравнения документов

В случаях, когда происходит взаимодействие с внешними участниками, которые вносят свои правки в документ, рекомендуется использовать средства сравнения документов для быстрого выявления и просмотра сделанных изменений.

Средства публикации и представления документов

Финальные версии документов могут публиковаться на корпоративном портале (в защищенной среде). Что требует преобразования в HTML; также рекомендуется преобразовывать финальные версии в формат PDF с целью исключения возможности случайного (или преднамеренного) редактирования документа.

Средства электронной подписи

Обеспечивают придание юридической значимости и доказательной силы электронным документам.
(Для внутренних нужд применение ЭЦП может оказаться избыточным.)

Среда построения отчетов и аналитический блок

Отчетов только по движению документов в случае договоров явно недостаточно. Требуется применение полноценного модуля построения отчетов по данным из разнородных источников; возможности многомерного анализа (OLAP) также будут полезны.

Модуль интеграции EDMS с ERP-системой

Один из существенно важных серверных компонентов. Построение сквозного решения без тесной интеграции системы документооборота с системой управления предприятием нереально.

Система массового сканирования

В силу законодательства и традиций невозможно отказаться от использования бумажных документов. Для включения их в бизнес-процесс следует использовать промышленные решения по сканированию документов.

Тенденции развития

Фундаментом решения по управлению договорами является тесная интеграция с системы электронного документооборота с финансово-учетной системой.

Предлагаемые на рынке решения зачастую используют упрощенный подход (например, жизненный цикл не предусматривает пролонгации), в них отсутствуют важные функциональные модули (взаимодействие с внешними организациями, аналитический блок). По мере накопления экспертизы, решения по управлению договорами будут совершенствоваться. Если сегодня каждый проект рассматривается как уникальный, то в скором будущем должны появиться типовые решения, учитывающие сначала функциональную специфику, а затем и отраслевую – т.е. следует ждать появления вертикальных решений по управлению договорами, тесно интегрированных с финансовыми и производственными блоками системам управления предприятием.

Рынок систем управления договорами только начинает развиваться. На нем пока нет явных лидеров. Большинство решений носит экспериментальный характер. Рост интереса к данной проблематике явно опережает возможности системных интеграторов и поставщиков платформ по реализации этих решений.