Design By Dotcomwebdesign.com Powered By CMSimple.dk
Удобная программа для учета и ведения договоров
Договоры > Статьи > Методологические аспекты организации договорной работы на предприятии

Методологические аспекты организации договорной работы на предприятии

Переход на электронный документооборот, совершение сделок в электронном виде, правовое регулирование отношений по закупкам товаров для государственных нужд


В соответствии с 420 ст. Гражданского кодекса договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках.

Современный имущественный оборот строится главным образом на основе гражданско-правовых договоров, выступающих в качестве основного способа регулирования отношений сторон. На предприятиях практически все хозяйственные отношения  совершаются через  заключение договоров.

Правильно налаженная договорная работа  на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые отвлекают людские и финансовые ресурсы организации, а, следовательно, поможет избежать многих судебных споров. Ведь очень часто на предприятиях бытует мнение, особенно ответственных исполнителей, что согласование – это лишняя  волокита, на которую  напрасно тратится время.

Учитывая, что сделка представляет собой единство волеизъявления сторон, облеченное в форму договора с соответствующим содержанием, следует отметить, что именно при согласовании договора могут быть допущены ошибки, которые приведут к недействительности  заключаемой сделки, например:

  • превышение полномочий, определенных учредительными документами;
  • истечение срока полномочий;
  • совершение сделок (заключение договоров) с превышением полномочий, представленных на основании доверенности;
  • отсутствие специального разрешения на осуществление деятельности (лицензий);
  • несоблюдение условий, необходимых для совершения сделок, признаваемых «крупными», например для акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью, для ФГУПов, а также сделок с заинтересованностью.


Договорная работа является не просто одной из сфер управленческой  деятельности, - она представляет собой важный организационный ресурс экономического роста  всех без исключения российских предприятий и организаций.

Однако эффективное управление договорной деятельностью на предприятии начинается с создания системы договорной работы.

Система – множество элементов, находящихся в отношениях и связях  друг с другом, образующих определенную целостность, единство.

Поэтому системный подход к договорной работе является возможностью  приблизиться к эффективному управлению организацией в целом. Если система договорной работы не будет позволять эффективно координировать движение всех составных частей данной системы,  то такая система договорной работы будет являться неэффективной, т.к. в ней кроется дефект.

Именно системный подход к организации договорной работы на предприятии является  самым оптимальным  для многих хозяйствующих субъектов.

Как известно, 90% управленских решений документируются. Вместе с тем ни  одна хозяйственная связь между хозяйствующими субъектами не осуществляется без оформления соответствующих документов. А это означает, что в той или иной форме  необходимо заключать договор.

Из всех существующих ненормативных правовых средств регулирования взаимосвязанной деятельности хозяйствующих субъектов в рыночной экономике договор является самым эффективным.

Значение и содержание современной договорной работы во многом определяется функциональной ролью договора в условиях рыночной экономики.

Поэтому создание системы договорной работы является одним из важнейших в деятельности предприятия.

Для создания системы договорной работы необходимо:

1. Определение  целей и задач

Цель:  создание системы договорной работой для минимизации экономических, правовых и иных рисков.

Задачи:

  • создание единого порядка подготовки проектов договоров;
  • организация процесса согласования договоров на предприятии, включая  «внешнее» согласование с контрагентом, а также с соответствующими государственными органами и иными структурами в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством;
  • организация регистрации договоров, в т.ч. направление на государственную регистрацию в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством;
  • организация учета, оперативного хранения договоров, выдачи оригиналов и копий,  подготовка договоров к сдаче в архив;
  • организация учета и хранения документов контрагентов;
  • разработка локальных нормативных актов, регламентирующих договорную работу на предприятии;
  • организация разработки типовых договоров;
  • организация исполнения договоров;

2. Определение принципа достижения цели, т.е. принципа построения договорной работы:

  • централизованный или децентрализованный.

3. Определение средства достижения цели, т.е.подразделения или работников, которые будут осуществлять договорную работу.

  • Четкое распределение обязанностей, ответственности, прав;
  • понимание всеми сотрудниками, вовлеченными в договорный

документооборот целей и текущих задач договорной работы;

  • учет личностных  и профессиональных качеств сотрудников;
  • ежедневное внимание руководителей предприятия к договорной работе.

4. Организация процесса   документооборота договоров.

  • Процесс организации документооборота договоров состоит из следующих этапов:
  • подготовка проекта договора;
  • согласование (в ряде случаев внешнее согласование);
  • заключение;
  • регистрация (включая государственную  регистрацию);
  • учет и оперативное хранение, выдача копий (оригиналов),  подготовка договоров к сдаче в архив
  • формирование  базы по документам контрагентов.

4.1 Подготовка проекта договора

 Технико-экономическое обоснование  договора:


- цель совершения сделки;
- обоснование целесообразности совершения сделки;
- предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия;
- расчет экономической эффективности совершения сделки;
- смета расходов, связанных с исполнением сделки;
- экономические, финансовые последствия совершения сделки;
- сроки исполнения сделки;
- обоснование выбора контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции/или товаров (работ, услуг), как зарекомендовал себя на рынке  и т.д.

Документы контрагента должны быть классифицированы следующим образом:

1. Документы, содержащие сведения о контрагентах:
- документы, предоставляемые  юридическим лицом-резидентом;
- документы, предоставляемые  юридическим лицом-нерезидентом;
- документы, предоставляемые  контрагентом  - физическим лицом.

2. Заверенные печатью организации и подписью руководителя организации копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ.

3. Документы в случае совершения сделок  с недвижимым имуществом.

4. Иные документы в случае  необходимости по запросу юридической службы (включая нотариально заверенные копии либо оригиналы документов).

4.2 Согласование проекта договора.

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (договорный отдел) вместе с пакетом документов, который должен содержать:  

  • проект договора;
  • проект договора в электронной форме;
  • документы, подготовленные контрагентом;
  • ТЭО,   в случае необходимости;
  • лист согласования;
  • пояснительную записку.

Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической,  и бухгалтерской, и финансовой службой,  то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора, что должно быть закреплено в локальных нормативных актах,  например,  в  Положении о   договорной работе, но, как правило, обязательными являются:

  • юридическая служба- юрист;
  • финансовая служба - финансовый директор;
  • бухгалтерская служба - гл. бухгалтер
  • в случае необходимости - заинтересованные подразделения.

5. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих договорную работу.

6. Подготовка  персонала (обучение, инструктаж), вовлеченный в договорный документооборот.

В последнее время бурно развиваются информационные технологии, которые обеспечивают повышение эффективности производства и экономию  труда, быстрое распространение информации и научных знаний. Сегодня они являются катализатором и стержнем научно-технического прогресса, с их помощью решаются проблемы создания и внедрения новых технологий, основанных на активации и эффективном использовании главного стратегического ресурса человечества - информационного.

Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обусловливается необходимостью повышения эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения  трудоемкости обработки документов. Созданная на основе перспективных информационных технологий автоматизированная система  делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающего пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

В настоящее время в договорной работе наметилась (особенно на крупных предприятиях) тенденция перехода от обычного бумажного документооборота к электронному документообороту договоров (электронное согласование договоров), а также  к заключению сделок в электронной форме. 

Особенности электронного  документооборота договоров

  • все договоры представляются на подпись в бумажном виде, все сопроводительные документы к договору  оформляются в бумажном виде;
  •  храниться договоры будут как в электронном виде, так и  в бумажном виде;
  • заверенные копии и оригиналы договоров представляются, например, для государственной регистрации сделок в соответствующие инстанции,  а также  по запросам налоговых служб в бумажном виде;
  •  база  по документам контрагентов  формируется  в бумажном виде;
  • в суды договоры представляются в бумажном виде.

Преимущества электронного документооборота договоров

  • значительно ускоряется  процесс согласования договоров;
  • осуществляется генерация сопроводительных документов к договору;
  • осуществляется управление доступом; контроль версий, ведение истории изменений;
  • осуществляется контроль  состояния договора;
  • планирование работ по договорам  и контроль их исполнения;
  • система позволяет формировать различные отчеты;
  • ведется электронная база  договоров;
  • значительно уменьшается количество предоставляемых копий в    структурные подразделения ввиду наличия  договоров в электронной базе;
  • ускоряется поиск договоров;
  • уменьшается количество запросов по представлению информации по договорам.

Для успешного  внедрения электронного документооборота договоров необходимо:

  • Четкое определение задач, стоящих перед системой и ее основной цели, чтобы избежать неконкретной постановки задачи или непонимание сторонами конечных целей проекта.
  • Определить четкие требования к системе со стороны высшего руководства. Фактор руководства – самый важный.
  • Определить, будет ли внедряться отдельная система электронного документооборота договоров или документооборот договоров в рамках системы управления предприятием (ERP-система).
  • Учитывать соответствие стоимости системы возможностям предприятия,  соотношение цены и качества (функциональных возможностей) системы; обеспечение достаточного и стабильного финансирования
  • Создать систему договорной работы, т.к. автоматизировать беспорядок нельзя.
  • Осуществить выбор компании, оценку перспективности выбранных технологий, предлагаемых данной компанией.
  • Определить необходимость технического и консалтингового сопровождения системы.
  • Учитывать опыт и профессионализм работников, отвечающих за данное направление, а также стоимость этих работников.
  • Учитывать, что при внедрении электронного  документооборота договоров увеличивается  количество расходуемой бумаги и расходных материалов.
  • Разработать систему защиты  компьютерной информации.

Перестроить психологию сотрудников, которые привыкли работать с бумажными документами, продумать систему их мотивации.

  • Определить необходимость использования  ЭЦП при подписании договоров в рамках  законодательства.
  • Обеспечить правовую основу внедрения электронного документооборота договоров.

Заключение договора с помощью электронных сетей

С развитием средств связи актуальным становится вопрос о заключении договоров с использованием сети Интернет. Мир вступает в новую эру – информационную, в век электронной  коммерции (электронной экономической деятельности), сетевых сообществ и организаций без границ. Актуальность проблемы  связана с тем, что в настоящее время обозначилась острая потребность в изучении и внедрении всеми участниками рыночных отношений механизмов функционирования электронной деятельности.

Под электронными сделками можно понимать сделки, совершаемые с помощью средств связи и вычислительной техники, без составления бумажных документов. Электронная сделка совершается в простой письменной форме.

От обычной процедуры заключения договора ее отличает лишь способ удостоверения аутентичности сообщения, направляемого сторонами (оферты или акцепта). Модернизация процедуры заключения договора при появившейся возможности удостоверять сообщения электронно-цифровой подписью можно сравнить с модернизацией при появлении возможности использовать телефон и телеграф для заключения договора. То есть оферта и акцепт при заключении договора с использованием электронно-цифровой подписи ничем не отличаются от оферты или акцепта собственноручной подписью, вся разница состоит только в способе удостоверения сообщения.

Специальная правовая база, регулирующая использование электронно-цифровой подписи, построена на принципе: информация не может быть лишена юридической силы, действительности или исковой силы лишь на том основании, что она составлена в форме сообщения данных (ст. 5 Типового закона ОНН об электронной торговле). Целью регулирования использования электронно-цифровой подписи является лишь обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Преимущества  заключения сделок  в электронной форме

- снижение затрат предпринимателей на продвижение и реализацию результатов своей экономической  деятельности;
-  уменьшение издержек на переговоры;
-  сокращение времени совершения сделок.

Указанные преимущества позволяют снизить цены на предоставляемые товары и услуги, что, в свою очередь, способствует дальнейшему увеличению объема электронной торговли.

Осуществление сделок посредством электросвязи, передача коммерческой  документации по телекоммуникационным каналам общего пользования и уязвимость информации, представленной в электронной форме, возможность  несанкционированного доступа повлекли за собой возникновение целого ряда правовых проблем. Поэтому к заключению сделок в электронном виде необходимо подходить очень внимательно, продумывая все возможные последствия.

Проблемы компьютерной безопасности

Одним из достижений научно-технической мысли стало внедрение в управленческий процесс и другие сферы жизни общества электронно-вычислительной техники, без которой хранение, обработка и использование огромного количества самой разнообразной информации было бы невозможным. Это достижение принесло неоценимую пользу в  развитие науки, техники и других отраслей знаний. Однако выгоды, которые можно получить благодаря использованию этой техники, стали использоваться и в преступных целях. Так появился новый вид преступной деятельности – компьютерные преступления, общественно опасные последствия от совершения которых не шли в сравнение с ущербом от других преступлений.

Правовое регулирование отношений по закупкам товаров для государственных нужд

В федеральной целевой программе «Электронная Россия на 2002-2010 г.г.» создание электронного правительства является одной из приоритетных задач. Реализация этой задачи идет полным ходом не только в Москве, Санкт-Петербурге и городах-миллионерах. Электронное правительство – это новая среда, в которой  предстоит жить всем нам уже в первых десятилетиях  XXI века: будь то Самарская область, Татарстан или Дальний Восток.

Электронное правительство, используя информационные технологии, в частности, Интернет, оказывает государственные услуги совершенно новым, более удобным и дешевым способом, ориентированным на потребителя. Такой способ влияет не только на взаимодействие организаций и граждан, предприятий и других общественных учреждений, но и на внутренние бизнес-процессы. Электронное правительство в первую очередь стремится: к снижению затрат и повышению уровня эффективности; к удовлетворению ожиданий граждан и улучшению взаимоотношений с ними; к облегчению экономического развития.

Многие государственные организации, пытаясь снизить затраты, часто    урезают те или иные программы. Сегодня перед ними стоит задача – сохранить или даже повысить уровень услуг граждан и бизнесу. С использованием Интернета затраты на обработку сделок значительно снижаются, экономятся затраты на бумагу, печать, почту и штат. Онлайновые транзакции могут ускорить процессы и сделать их более эффективными при меньшем участии человека.

Электронное правительство –  это переход от промышленного общества к нарождающемуся электронному сообществу.

Здесь можно выделить три направления:

  • это деятельность внутри самого государственного сектора, между различными органами и уровнями государственного управления;
  • отношения государства и бизнес-сообщества с помощью Интернета. В нем должно быть прописано, как вести  свои дела с поставщиками, как работать с партнерами из частного сектора по поставке государственных нужд;
  • деятельность государства по отношению к гражданам, которая предоставляет возможность проведения  государственных транзакций и заполнения бланков  через Интернет.

Если говорить о договорной работе, а именно заключение сделок в электронном виде, и всему, что ей предшествует, то нас будет интересовать именно второе направление.

Для большинства организаций государственного сектора первым шагом к закупкам в онлайновом режиме стало объявление тендеров и получение заявок на государственные контракты по Сети. Универсальная система всеобщего доступа, поддерживающая тендеры в государственном секторе, будет увеличивать объем поставок и запросов, улучшит качество информации, упростит и ускорит процесс объявления тендеров, повысит прозрачность и снизит цены на операции. Благодаря более четким и упрощенным взаимоотношениям система позволит снизить затраты и облегчить подачу предложений на контракты. Запросы могут быть размещены на сайте или посланы на электронный адрес подрядчика, в результате не нужны будут традиционные почтовые отправления, а время между объявлением предложения и принятием заявки, ранее достигавшее четырех недель, сократится практически до минимума.

До последнего времени правовое регулирование отношений по закупкам товаров для государственных нужд осуществлялось отдельными нормативными актами, не составлявшими целостную систему правового регулирования. Практически отсутствовали  нормативные  правовые акты, направленные на регулирование поставок для нужд субъектов Федерации и муниципальных нужд.

08 июля 2005 года Государственной думой принят и 13 июля 2005 года одобрен Советом Федерации Федеральный закон «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Который подписан Президентом Российской Федерации 21 июля 2005 года и вступил  в силу с 1 января 2006 года), Закон о государственных поставках (94-ФЗ) подготавливался на основе изучения отечественного и иностранного законодательства, международно-правовых документов, актов Всемирной торговой организации, Всемирного банка и Комиссии Организации Объединенных Наций по праву международной торговли (ЮНСИТРАЛ).

Одной из главных задач, на решение которой направлен Закон является эффективное использование средств бюджета и внебюджетных источников финансирования. Принимая управленческие решения о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, заказчик  несет ответственность  за их обоснованность и правильность и, в том числе, за эффективное расходование средств.

Разработчики Закона о государственных поставках ставили перед собой цели:

- приведения законодательства Российской Федерации о поставках для государственных и муниципальных нужд в соответствие с международным законодательством;
- систематизации законодательства Российской Федерации  в данной сфере, и, как следствие, создания основополагающего нормативного правового акта, регламентирующего вопросы закупок;
- обеспечения прозрачности механизма осуществления закупок продукции для государственных и муниципальных нужд;
- стимулирования добросовестной конкуренции;
- устранения возможностей злоупотреблений и коррупции посредством четкой регламентации процедур осуществления закупок.

Закон устанавливает единый порядок размещения  заказов для государственных  нужд.  По сути дела можно говорить об общем порядке обеспечения публичных нужд, объединяющим правовое регулирование поставок для федеральных нужд, нужд субъектов Федерации и муниципальных нужд.

Единый подход выражается и в отсутствии у субъектов Федерации и муниципальных образований права принимать нормативные акты по вопросам закупок.

Наряду с общей частью в Законе о государственных поставках можно выделить особенную часть, включающую  в себя регламентацию действий при размещении заказов:

- размещение заказов посредством проведения конкурса (ст. 20-31 Закона);
- размещение заказов посредством проведения аукциона (ст.32-41);
- размещение заказов посредством проведения запроса котировок;
- размещение заказов путем запроса котировок в целях оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера; (ст. 48-54).
- размещение заказа у единственного поставщика (ст.55Закона);
- размещение заказов на поставки биржевых товаров (ст. 56 Закона);

Первые два способа относятся к конкурсным формам, а последние четыре – к внеконкурсным.

При проведении конкурса  заявки подаются в установленный срок в письменной форме в запечатанном конверте либо в виде электронного документа. Закон устанавливает исчерпывающий перечень документов, которые должны быть приложены к заявке.

Размещение заказа путем проведения аукциона осуществляется через торги, победителем на которых признается лицо, предложившее наиболее низкую цену государственного или муниципального контракта. Виды аукционов: открытый и закрытый.

По форме участия аукционы можно разделить на аукционы с электронной, обычной и смешанной формой.

Электронная форма предполагает возможность участия через систему, обеспечивающую непосредственную связь (ст. 41 Закона). Требования к электронной системе, обеспечивающей электронную форму участия в аукционе, устанавливаются постановлением Правительства РФ. До установления Правительством РФ порядка пользования сайтами в сети Интернет, на которых осуществляется проведение открытых аукционов в электронной форме, и требований к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования указанными сайтами, а также к системам, обеспечивающим проведение открытых аукционов в электронной форме,  указанные порядок и требования устанавливаются в соответствии с нормативными правовыми актами субъектов Федерации, органов местного самоуправления в части, не противоречащей Закону о государственных поставках, а при отсутствии таких актов заказчиком самостоятельно.

Смешанная форма предполагает возможность непосредственного личного участия в аукционе и наличие электронной формы участия. Заявки для участия в аукционе могут подаваться могут подаваться в письменной форме  либо в виде электронного документа, аналогично по отношению к котировкам.

В отношении всех заключенных публичных контрактов ведутся соответствующие реестры. (ст. 18 Закона).

Также следует отметить, что в соответствии с законом ведется реестр недобросовестных поставщиков, где учитываются участники, уклонившиеся от заключения государственного или муниципального контракта, либо участники, контракты с которыми расторгнуты в связи с существенным  нарушением ими  контрактов. 

Электронная система закупок создает дополнительные возможности экономии денег вследствие автоматического сбора информации.

Закон об осуществлении контроля за проведением конкурсов при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд позволит оптимизировать использование бюджетных средств, предотвратить коррупцию и добиться прозрачности при проведении конкурсов, что. По мнению разработчиков Закона о размещении заказов, позволит государству экономить до 300 миллиардов рублей ежегодно.