Design By Dotcomwebdesign.com Powered By CMSimple.dk
Удобная программа для учета и ведения договоров
Договоры > Статьи > Обслуживание договоров обходится компаниям в 5% дохода

Обслуживание договоров обходится компаниям в 5% дохода

"Гильдия управляющих документацией" и "РосБизнесКонсалтинг" провели в Москве международную конференцию "Документационное обеспечение управления договорной деятельностью". Участниками конференции стали руководители государственных и коммерческих организаций, директора ИТ-подразделений и служб ДОУ. Среди докладчиков форума – топ-менеджеры предприятий, имеющих реальный опыт управления контрактной деятельностью, представители разработчиков систем управления предприятием и автоматизации ДОУ, а также системные интеграторы.

Проблема управления договорами является актуальной для всех организаций, ведь более 80% всех событий в деловой сфере происходит посредством договоров. Эффективное решение данной задачи может существенно повлиять на прибыльность фирм. В процесс работы с договорами вовлечены практически все службы компании. На разных этапах бизнес-процесса работа с договором поддерживается при помощи различных информационных систем – начиная от предварительной переписки по электронной почте и заканчивая регистрацией договора в системах документооборота и ERP. При этом информация часто теряется на “стыках различных ИС и подразделений”, что в результате лишает руководство организации четкой картины текущего состояния дел.

Построение интегрированной системы управления договорами позволяет добиться стандартизации договоров за счет формирования их на основе шаблонов; повысить эффективность взаимодействия различных подразделений организации; сократить циклы рассмотрения и согласования договоров; дает возможность управлять договором на протяжении его жизненного цикла и т.д. Организации, внедрившие у себя интегрированные системы управления договорами, отмечают, что им удается сократить издержки на административные расходы, увеличить прибыль, выстроить долгосрочные отношения с клиентами и поставщиками.

По данным PricewaterhouseCoopers, компании тратят до 12% своего бюджета на управление договорами и административные расходы. Аналитики считают, что использование программного обеспечения для управления контрактами позволяет уменьшить эти расходы на 20-50%. Интересно отметить, что среднестатистический ИТ-бюджет компании составляет около 2,5-3% от оборота. Очевидно, что сокращение издержек на управление договорами в два раза и дает экономию в размере годового бюджета на ИТ.

Как рассказал CNews.ru аналитик РБК СОФТ Олег Грановский, сегодня наиболее важным в обеспечении управления договорной деятельностью является строго регламентированная процедура движения документов в организации. Поскольку современные программные средства, внедрением которых занимается РБК СОФТ, позволяют реализовать практически любую схему документооборота, самым важным (и сложным) вопросом при внедрении становится формальное описание, а зачастую – и формулировка “с нуля” такой схемы для заказчика.

По мнению г-на Грановского, в числе программных продуктов, наиболее полно реализующих самые необходимые задачи заказчика, – решения Documentum и Lotus Notes (IBM). Особый интерес представляют и российские разработки, в частности, решения компании “ЭОС”. Он также отметил, что интерес к системам документооборота растет, и пример тому – внимание участников конференции к представленным в рамках этого мероприятия решениям.

Руководитель проекта компании “Электронные офисные системы” (ЭОС) Александр Беляков отметил, что большинству предприятий сегодня приходится решать похожие задачи - учет договоров, учет их согласования, ведения, контроля исполнения и анализа результатов. В то же время, деятельность каждого предприятия специфична. Поэтому ЭОС стремится в своих разработках сочетать готовые решения с инструментарием, обеспечивающим реализацию специфики деловых процессов компании. Предлагаемая ЭОС система “Договоры” представляет собой, наряду с комплексом готовых программ, инструментальные средства, позволяющие “непрограммисту” создавать регистрационные карточки любых видов договоров.

Управление договорами представляется важной стороной изнеса директору по развитию представительства Hummingbird в России Станиславу Макарову. По его словам, от того, насколько оперативно и качественно компания отрабатывает запросы клиентов, напрямую зависит ее существование, а оптимизация закупок в компании может высвободить ее ресурсы и сэкономить средства. На форуме Hummingbird представила свои продукты - системы управления информацией, которые способны объединять структурированные и неструктурированные данные из любых источников и предоставлять к ним персонализированный доступ в зависимости от конкретных запросов пользователей. В числе решений компании, предназначенных для управления договорами, - библиотека документов, электронный архив, среда коллективного взаимодействия, средство построения запросов и отчетов, единая интегрирующая среда, связывающая приложения и источники данных.

Менеджер проектов IBS Александр Бейдер считает, что системы управления договорной деятельностью должны быть обязательно интегрированы с работающими у заказчика ERP-системами. “Мнение о том, что ERP- система способна заменить систему управления договорной деятельностью, представляется мне не совсем верным”, - полагает он. В то же время ERP-система и средства управления договорной деятельностью должны быть интегрированы. Возможность использовать готовые коннекторы к ERP, которую предоставляют “уважающие себя поставщики”, существенно облегчает реализацию проектов. При отсутствии такого функционала проблемой интеграции продуктов приходится заниматься исполнителю проекта.

Исполнительный директор “Гильдии управляющих документацией” Сергей Афанасьев считает, что сегодня существует определенный дефицит информации о существующих технологических решениях, новых разработках и опыте работы с такими системами. Поэтому деятельность данной ассоциации связана с “просветительством” в сфере документооборота. “То, что на рынке присутствует множество продуктов, позволяющих автоматизировать процессы ДОУ, с одной стороны - дает пользователям определенную возможность выбора, - говорит г-н Афанасьев. - Однако различие платформ, на которых создаются эти системы, делает их неадаптированными к другим автоматизированным системам, используемым заказчиками”. По его мнению, это стало камнем преткновения при создании единой системы документооборота в рамках ФЦП “Электронная Россия”. Однако гильдия объединила специалистов для создания единых стандартов, которые помогут обеспечить функционирование различных систем автоматизации ДОУ.

Президент ассоциации "РусКрипто" Алексей Волчков остановился на другой проблеме, которая, по его мнению, мешает реализации полноценного электронного документооборота в России. Как известно, документ, не имеющий подписи, документом можно назвать далеко не всегда. Г-н Волчков считает, что вместо ожидаемого рынком закона “О цифровой подписи” был принят закон “Об электронной цифровой подписи”. По его мнению, ни одна из сторон, потенциально заинтересованных в принятии закона о цифровой подписи, так и не решила своих задач. Более того, для государства новый закон даже усложнил ситуацию. Понятно, что особый интерес представляет влияние данного закона на бизнес, который сложно вести без использования систем цифровой подписи. “Закон не вносит ничего нового в эти области, - уверен г-н Волчков. – Согласно определениям данного документа, 95% систем ЦП, присутствующих на рынке, не являются системами ЭЦП и, следовательно, не подпадают под его регулирование”.

Кроме того, все системы, использующие ЦП, являются корпоративными, а для корпоративных систем “Закон об ЭЦП” устанавливает особый статус регулирования, определяемый владельцем системы. Закон предусматривает обязательное лицензирование удостоверяющих центров. Но данная сфера бизнеса, интерес к которой в мире постоянно растет, оказывается в России жестко зарегулированной и практически недоступной для частного бизнеса. “Прошло время, когда принято было ругать закон об ЭЦП - поскольку все уже давно поняли, что он плохой”, - подытожил свое выступление г-н Волчков.

/CNews.ru, 16.12.2003/

Тэги: реестр договоров, журнал договоров, договорной отдел, учет договоров