Design By Dotcomwebdesign.com Powered By CMSimple.dk
Удобная программа для учета и ведения договоров
Договоры > Статьи > Положение о договорном отделе / Положение о порядке ведения договорной работы

Положение о договорном отделе /
Положение о порядке ведения договорной работы

Скачать в формате MS Word
см. так же: Договорной отдел - организация работы

                       1.  Общие положения
  1.1.Настоящее  Положение устанавливает общие нормы  о  порядке
заключения   и  исполнения  договоров,  соглашений,  контрактов,
приложений к ним (далее - договоров).
1.2.Положение разработано в соответствии с действующим
законодательством Российской Федерации.
1.3.Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения,
выполнения и прекращения действия договоров, заключаемых между
____________________ (далее - Агентством) и контрагентами,
определяется действующим законодательством Российской Федерации
и настоящим Положением.
1.4.Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение
заключения договоров, а также контроль за их исполнением
возлагаются на соответствующее структурное подразделение
Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального
директора (далее по тексту – ГД) или иного руководителя по
указанию ГД является исполнителем.
1.5.Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются
на юрисконсульта Агентства.

                 2.  Понятие и условия договоров
  2.1.Договором   признается  соглашение  двух   и   более   лиц
(юридических  и  физических)  об  установлении,  изменении   или
прекращении взаимных прав и обязанностей.
  2.2.Условия,   признаваемые  в  соответствии   с   действующим
законодательством    существенными   для    гражданско-правового
договора и включение которых в договор является обязательным:
  а)   предмет,  отражающий суть устанавливаемых  правоотношений
     между контрагентами;
б)  цена договора или порядок ее определения (может отражаться
непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем
Приложении к Договору с обязательным отражением его как
неотъемлемой части данного Договора);
в)  сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;
г)  порядок расчетов;
д)  права и обязанности сторон;
е)  ответственность за неисполнение обязательств;
ж)  порядок урегулирования и разрешения споров;
з)  юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о
банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес
электронной почты (при наличии такового).

         3.  Основные требования к оформлению договоров
  3.1.  Договоры должны соответствовать обязательным для  сторон
требованиям  и правилам, установленным федеральными  законами  и
иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.
  3.2.Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют
условия,    признаваемые    в   соответствии    с    действующим
законодательством  существенными для данного вида  договоров,  а
также     необходимость    включения    которых    в    договоры
соответствующего   вида   установлена  требованиями   профильных
специалистов.
3.3.Договоры заключаются только в простой письменной, либо в
случае необходимости нотариальной форме, что означает
невозможность заключения договора в устной форме.
3.4.Договоры должны содержать следующие сведения:
     3.4.1.   Преамбула (или вводная часть):
      а)  наименование договора (договор купли - продажи, поставки,
        комиссии, аренды и пр.);
б)  дата подписания договора;
в)  место подписания договора (город или населенный пункт);
г)  полное фирменное наименование контрагента, под которым
последний зарегистрирован в Едином Государственном Реестре
Юридических Лиц, а также сокращенное название сторон по договору
("Заказчик", "Покупатель", "Арендатор" и пр.);
      д)  должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих
        договор, указания на их полномочия на подписание договора.
     
     3.4.2.   Предмет договора:
      а)   предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются
        стороны;
б)  обязанности и права стороны по договору;
в)  обязанности и права второй стороны по договору;
г)  цена договора и порядок расчетов и др.;
      д)  срок выполнения сторонами своих обязательств.
           Конкретное  содержание этих условий зависит  от  вида
      договора и от конкретной ситуации его заключения.
     
     3.4.3.   Дополнительные условия договора:
      а)  Срок действия договора. Его необходимо указать, даже если
        названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено
        тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие
        и когда можно будет предъявить соответствующие требования к
        контрагенту.
б)  Ответственность сторон. В разделе указывается, что стороны
несут имущественную ответственность за неисполнение или
ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в
соответствии с действующем законодательством Российской
Федерации.
в)  способы обеспечения обязательств;
г)  основания изменения или расторжения договора в одностороннем
порядке;
д)  условия о конфиденциальности информации по договору;
      е)  Порядок разрешения споров между сторонами по договору. Все
        споры  между  сторонами  разрешаются  в  соответствии  с
        законодательством Российской Федерации в арбитражном суде.
        Однако стороны могут установить и иное положение, в частности,
        предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в
        третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в
        соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего
        третейского суда.
ж)  Особенности перемены лиц по договору. В этом пункте можно
предусмотреть, что уступка права требования по договору может
быть осуществлена только с согласия должника.

     3.4.4.   Прочие условия договора:
      а)  законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно
        это важно для внешнеторговых контрактов);
      б)  Особенности согласований связи между сторонами. Здесь для
        каждой стороны могут указываются:
      ь    лица, полномочные давать информацию и решать вопросы,
        относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться
        двумя способами: (1) с персональным указанием полномочного лица
        (лиц) или (2) с указанием должностей;
ь   сроки связи между сторонами. Например: "... каждый вторник с
______ ч.";
      ь   способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, электронная
        почта с указанием их номеров и иных данных.
      в)   Судьба  преддоговорной работы и ее результатов  после
        ondohq`mh договора. Указывается, что после подписания договора
        все   предварительные  переговоры  по  нему,  переписка,
        предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.
      г)  Реквизиты сторон:
      ь   почтовые реквизиты;
ь   местонахождение (адрес) контрагента;
ь   банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета,
учреждение банка, код банка);
ь   отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для
контейнеров, для мелких отправок).
       
        Необходимо  обратить  особое  внимание  на  правильность
      указанных  реквизитов контрагента,  а  в  тексте  договора
      следует  предусмотреть  ответственность  за  представление
      неправильных реквизитов и за несообщение об их  изменении.
      В дополнение можно предусмотреть освобождение Агентства от
      ответственности    за   просрочку   платежа    в    случае
      непредставления   или  неправильного  указания   платежных
      реквизитов.
      д)  количество экземпляров договора;
      е)  подписи сторон и печати сторон договора.
     
      В    случаях,    когда   законодательством   предусмотрена
  необходимость  государственной регистрации  договора,  Стороны
  принимают  необходимые  меры  по регистрации  соответствующего
  договора в уполномоченных государственных органах.
 
                    4.  Заключение договоров
  4.1.Предложение   о   заключении  договора,   поступившее   от
контрагента  в  Агентство,  должно  содержать  проект  договора,
сопроводительное  письмо  к  прилагаемому  проекту  договора  (в
случае необходимости) либо договор, подписанный контрагентом.
4.2.В случае если предложение о заключении договора поступает от
неизвестной организации Клиентскому отделу Агентства необходимо
провести мероприятия по обеспечению условий экономической
безопасности интересов Агентства. Для этого следует ознакомиться
с учредительными документами организации (уставом, учредительным
договором), свидетельством о государственной регистрации и
свидетельством о постановке на учет в налоговом органе.
Необходимо обратить внимание на то, кто является ее
учредителями, каков размер ее уставного фонда и сформирован ли
он, где располагается офис (а не просто, так называемый
“юридический адрес”), в каком банке организация обслуживается,
ее финансовое положение и коммерческая репутация. Через
партнеров, контрагентов, банкиров следует собрать о ней и ее
руководителях как можно больше информации.
4.3.ГД Агентства или иным руководителем по указанию ГД
назначается исполнитель. Исполнитель осуществляет анализ
договора на предмет целесообразности его заключения и
докладывает о результатах руководству. При принятии руководством
Агентства положительного или отрицательного решения исполнитель
дает соответствующий ответ контрагенту.
  4.4.Ответ  на письменное предложение заключить договор  должен
быть  дан  в  письменной  форме  не  позднее  10  дней  со   дня
поступления предложения о заключении договора на Агентство.

         5.  Споры между сторонами по проектам договоров
                     (преддоговорные споры)
  5.1. Проект договора, разработанный соответствующим структурным
подразделением в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения и
bngbp`yemm{i контрагентом с протоколом разногласий, должен  быть
рассмотрен    юрисконсультом   совместно    с    соответствующим
подразделением в течение 3-х (трех) рабочих дней.
5.2.Если представленные разногласия принимаются, то
соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п.
1.4. настоящего Положения готовит новый проект договора с учетом
предложений (замечаний), который визируется и передается на
подпись в порядке, установленном п. 6 настоящего Положения.
5.3.Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное
подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения
передает контрагенту договор с протоколом разногласий и
заключением о мотивах отклонения его предложений (замечаний).
  5.4.Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения
у  соответствующего структурного подразделения в соответствии  с
п.п.  1.4.  настоящего  Положения или у юрисконсульта,  протокол
разногласий готовится соответствующим структурным подразделением
или  юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения)
по договору.

                6.  Порядок согласования договора
  6.1.Для   всех  структурных  подразделений,  должностных   лиц
Агентства   устанавливается   следующий   порядок   согласования
договоров:
      а)  проект договора предварительно согласовывается исполнителем
        со структурными подразделениями (должностными лицами) по
        принадлежности предмета договора в соответствии с п.п. 6.2.
        настоящего Положения;
б)  проект договора представляется для юридической экспертизы в
отпечатанном виде со служебной запиской (с указанием
исполнителя) на имя юрисконсульта. Вместе с проектом договора
необходимо представлять все приложения, указанные в тексте
договора, а также документы, на которые в проекте делается
соответствующая ссылка;
в)  юрисконсульт в зависимости от объема представленных на
согласование проектов Договоров, но не позднее 3-х (трех)
рабочих дней подготавливает заключение по представленному
проекту договора и направляет его исполнителю, либо при
отсутствии замечаний согласовывает проект. При их наличии у
юрисконсульта замечаний по договору им составляется заключение,
которое оформляется по установленной форме за его подписью и
содержит мотивированное резюме и замечания по договору;
г)  при отрицательном заключении согласующей инстанции проект
договора направляется исполнителю на доработку;
д)  после доработки проекта договора исполнителем документ
печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров
и согласовывается в соответствии с п.п. 6.2. настоящего
Положения;
      е)  после согласования проекта договора со всеми необходимыми
        структурными подразделениями исполнитель представляет его на
        подпись генерального директора (или иного уполномоченного лица),
        договор  подписывается, заверяется печатью  Агентства  и
        регистрируется в установленном порядке.
  6.2.Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы
всех  должностных  лиц,  в соответствии  с  их  компетенцией,  в
нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями  и
лицами, согласующими договор, являются:
      а)  исполнитель договора;
б)  структурные подразделения и заместители генерального
директора по принадлежности к предмету договора;
в)  начальник финансово-экономического отдела;
г)  главный бухгалтер;
д)  юрисконсульт.
  6.3.При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне
последнего  листа экземпляра договора, остающегося в  Агентстве.
Виза  обязательно  включает в себя личную  подпись  должностного
лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво.  В
случае,  если  проставление виз на обратной  стороне  последнего
листа  договора  не представляется возможным, визы  ставятся  на
отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и
подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении.
6.4.Договор визируется на каждом листе юрисконсультом. Все
исправления и дополнения в тексте договора (при их наличии)
подписываются руководителем Агентства (уполномоченным лицом),
делающего правки, и заверяются печатью.
  6.5.При   подписании   договора  необходимо   убедиться,   что
представитель контрагента имеет юридическое право  и  полномочия
на   подписание   документа.  Если  представителем   контрагента
выступает   генеральный   директор,   который   действует    без
доверенности,   необходимо  ознакомиться  с   приказом   о   его
назначении, либо  ознакомиться с протоколом собрания учредителей
контрагента. В отношении последних следует обратить внимание  на
ограничение    полномочий   генерального   директора,    которые
предоставляются   ему  только  с  согласия   правления,   Совета
директоров,  собрания  учредителей и  т.д.  Например,  в  уставе
организации,  в  разделе  "Компетенция  генерального  директора"
может  быть  указано,  что директор вправе совершать  сделки  на
сумму  свыше  100 тыс. руб. только с согласия Совета  директоров
организации представителем которой он является. Поэтому  следует
ознакомиться  с  соответствующим разделом устава  организации  -
контрагента  и убедиться, что полномочия генерального  директора
не ограничены.
  В  том  случае,  если представитель действует по доверенности,
следует  проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя
организации и ее печать, какого числа она выдана (если  дата  не
указана,  то  доверенность  вообще  недействительна),  срок   ее
действия, объем полномочий по доверенности.
  6.6.Договоры  от  имени Агентства подписывает его  генеральный
директор и (или) уполномоченное лицо.

        7.  Регистрация, выполнение и хранение договоров
  7.1.Договоры оформляют те структурные подразделения (должностные
лица),  которые осуществляют функции по их исполнению. На данные
структурные    подразделения    возлагается    обязанность    по
представлению    копий   заключенных   договоров   юрисконсульту
Агентства   и   иные  инстанции  по  их  запросу  с   разрешения
руководства.
7.2.Оригиналы договоров хранятся в бухгалтерии Агентства.
7.3.Обязанность по регистрации договоров возлагается на
должностных лиц и структурные подразделения в соответствии с
п.п. 1.4. настоящего Положения.
7.4.Все договоры регистрируются и учитываются должностными
лицами и структурными подразделениями, указанными в п.п. 1.4.
настоящего Положения, в специальных журналах, регистрационный
номер которых является номером договора. Регистрация происходит
после подписания договора уполномоченным лицом.
7.5.В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в
журнале делается соответствующая отметка.
                               
Юрисконсульт ____________________
                                           _____________________
“___” ____________ 2005 г.